Annoncer une incapacité de travail : comment procéder ?
Lorsque des employés sont incapables de travailler pour cause de maladie ou à la suite d’un accident, cette incapacité doit être obligatoirement annoncée à différentes instances. Quand, comment et à qui une annonce doit-elle être faite ? Dans quelle mesure cela a-t-il une influence sur les cotisations à la caisse de pension et sur la déclaration des salaires ? Et quels sont les délais d’attente applicables ?
Assurance indemnité journalière en cas de maladie et assurance-accidents
Les personnes assurées doivent annoncer immédiatement toute incapacité de travail à leur assurance indemnité journalière en cas de maladie (IJM) ou à l’assurance-accidents (LAA). En effet, toute personne incapable de travailler pour cause de maladie ou à la suite d’un accident ne perçoit pas un salaire pendant la durée de l’incapacité de travail (à l’expiration du délai d’attente), mais des indemnités journalières en cas de maladie versées par l’assurance IJM ou LAA.
Dans ce domaine, GastroSocial collabore avec son partenaire SWICA de longue date :
Mémento SWICA : que faire en cas d’incapacité de travail pour cause de maladie ?
Mémento SWICA : que faire en cas d’accident ?
1er pilier : assurance-invalidité (AI)
Annonce sans délai à l’AI
Les employé·e·s en incapacité de travail pour une longue durée doivent être annoncé·e·s sans délai à l’office AI compétent. L’AI peut alors prendre les premières mesures de suivi de la personne concernée et, le cas échéant, de réinsertion dans le monde du travail.
2e pilier : caisse de pension
Exemption de cotisations et délais d’attente
Selon la durée de l’incapacité de travail, il est possible que les employé·e·s et employeurs n’aient plus à payer de primes LPP. L’élément déterminant dans ce contexte est le délai d’attente ou de carence. Ce délai est de 3 mois à la Caisse de pension GastroSocial.
Incapacité de travail d’une durée inférieure ou égale à 3 mois – pas d’exemption de cotisations
Après le début de l’incapacité de travail, les employeurs et les employé·e·s continuent de régler les cotisations pendant trois mois à hauteur du même montant.
Important pour l’annonce
- Lorsque vous procédez à la déclaration des salaires auprès de la caisse de pension par le biais de listes de salaires, nous vous saurions gré de bien vouloir compléter la partie B de la liste des salaires.
| Listes des salaires | ||
|---|---|---|
| Jusqu’à 6 collaborateurs | Jusqu’à 13 collaborateurs | Jusqu’à 27 collaborateurs |
- Veuillez saisir une précision pour toutes les autres déclarations des salaires, p.ex. « incapacité de travail à 50% depuis le 23 septembre 202x ».
Incapacité de travail d’une durée supérieure à 3 mois – exemption de cotisations
Lorsque des employés sont en incapacité de travail pendant plus de 3 mois, le délai d’attente prend fin. La Caisse de pension GastroSocial vérifie alors s’il existe un droit à une exemption de cotisations à 50% ou 100% pour les cotisations LPP.
Annonce sans délai
Veuillez envoyer les documents suivants à beitraegepk@gastrosocial.ch dès qu’il apparaît que l’incapacité de travail dépasse 3 mois :
- les copies des certificats médicaux ou des décomptes des indemnités journalières à partir de la date de l’évènement ;
- le compte salaire actuel ;
- en cas d’incapacité de travail durant le premier mois de travail, joindre également une copie du contrat de travail.
Les documents fournis doivent attester de la durée totale et du degré de l’incapacité de travail.
Mais au fond, pourquoi les documents doivent-ils être aussi envoyés à GastroSocial s’ils ont déjà été transmis à SWICA ?
Pour des raisons de protection des données
GastroSocial collabore avec SWICA dans le domaine de l’encaissement des primes. La suite logique d’un cas de prestation – donc lorsque des indemnités journalières sont versées en raison d’une incapacité de travail pour cause de maladie ou à la suite d’un accident – est que la personne assurée doit prendre directement contact avec SWICA. Pour des raisons de protection des données, GastroSocial ne peut toutefois pas échanger de données avec SWICA. Autrement dit, GastroSocial doit elle aussi recevoir les documents requis.
Exemption de cotisations seulement après le délai d’attente de 3 mois
Exemple : une personne assurée a un accident et subit une incapacité de travail de longue durée. Elle annonce sans délai l’incapacité de travail à SWICA pour obtenir une indemnité journalière, qui lui sera octroyée par SWICA après examen du cas. Comme une exemption de cotisations n’est possible qu’au bout de trois mois d’incapacité de travail à la Caisse de pension GastroSocial, cette dernière a également besoin d’une confirmation de l’incapacité de travail au moyen de certificats médicaux ou de décomptes des indemnités journalières, afin de pouvoir s’assurer que la personne assurée était effectivement en incapacité de travail durant la période mentionnée et dans la mesure indiquée.
Ne pas oublier lors de la déclaration des salaires
- Lorsque vous procédez à la déclaration des salaires auprès de la caisse de pension par le biais de listes de salaires, nous vous saurions gré de bien vouloir compléter la partie B de la liste des salaires.
| Listes des salaires | ||
|---|---|---|
| Jusqu’à 6 collaborateurs | Jusqu’à 13 collaborateurs | Jusqu’à 27 collaborateurs |
- Veuillez saisir une précision pour toutes les autres déclarations des salaires, p.ex. « incapacité de travail à 50% depuis le 23 septembre 202x ».
Décompte de salaire LPP : les questions les plus fréquentes en cas d’incapacité de travail de longue durée
- Quand débute l’exemption de cotisations ? Dans quelles conditions prend-elle fin ? Combien de jours dure-t-elle au maximum ?
- Comment calcule-t-on le délai d’attente si l’incapacité de travail commence ou prend fin dans le courant du mois ?
- Quel est le salaire soumis à l’obligation de déclaration en cas d’incapacité complète ou partielle de travail ?
- Comment calculer la déduction salariale ?
- Que se passe-t-il au niveau de la déduction de coordination en cas d’incapacité partielle de travail ou d’invalidité ?
Vous trouverez toutes les réponses dans notre mémento « Incapacité de travail ».
Besoin d’un soutien ?
Case management
Les incapacités de travail de longue durée de collaborateurs constituent un sérieux défi pour les entreprises. Le Case Management se révèle ici d’une aide précieuse.
Des spécialistes indépendant·e·s, appelé·e·s case managers, aident les personnes accidentées, tombées malades ou souffrant de problèmes psychiques sur leur chemin du retour dans le quotidien professionnel. Proposée en collaboration avec des institutions indépendantes soigneusement choisies, l’offre est facultative et gratuite pour les assuré·e·s.
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