Contrôles des employeurs : objectifs, erreurs typiques et conséquences possibles

Interview avec Antonio Lepore

Responsable Team Contrôle d’employeurs à GastroSocial

1. Monsieur Lepore, en tant que responsable d’équipe, vous connaissez très bien le domaine du contrôle des employeurs. Quels sont au juste les objectifs de ces contrôles ?
Lors de nos révisions, notre contrôle des employeurs porte sur l’obligation de décompte : les dispositions légales concernant l’AVS/AI/APG et l’AC (assurance-chômage) sont-elles respectées ? Cela sert en premier lieu à protéger les employés. Pourquoi est-ce nécessaire ? Lors des contrôles, nous vérifions que les cotisations déduites ou les salaires ont été effectivement déclarés et décomptés lors de la déclaration des salaires AVS. Ainsi, les employés n’ont pas à craindre de lacunes inutiles au niveau de l’AVS. Par ailleurs, nous profitons aussi des contrôles des employeurs pour conseiller ces derniers et améliorer les décomptes erronés.

« Les contrôles des employeurs servent à protéger les employés. »

2. À propos : quelles sont les erreurs les plus fréquentes commises par les employeurs ?
Il arrive par exemple que les déclarations des salaires ne soient pas remplies correctement, que les salaires soient mal déclarés ou même oubliés. Les auxiliaires, en particulier, ne sont souvent pas déclarés. Cela est correct quand un auxiliaire gagne moins de 2’300 francs par an. Mais s’il travaille soudainement davantage durant un carnaval par exemple et que le salaire dépasse 2’300 francs (calculé sur l’année), l’employeur doit déclarer l’auxiliaire en conséquence dans la déclaration des salaires. Nous voyons aussi fréquemment une autre erreur dans le domaine des allocations familiales ou indemnités journalières. Ces prestations sont souvent ajoutées au revenu AVS bien que cela ne soit pas correct. Dans la grande majorité des cas, ces erreurs ne sont pas faites délibérément mais parce que la matière « assurances sociales » est complexe. Les connaissances spécialisées manquent souvent, tout simplement. C’est justement à ce niveau que nous souhaitons intervenir et conseiller nos clients.

3. Chaque établissement doit-il s’attendre à un contrôle ou bien les établissements sont-ils sélectionnés pour la révision selon des modèles précis ?
Selon la loi, un établissement est sélectionné ou non pour une révision en fonction de sa masse salariale. Un premier contrôle est effectué à partir d’une masse salariale de 150’000 francs, dans un délai de 2 à 3 ans après l’ouverture. Dès qu’une révision ou justement un contrôle des employeurs a lieu dans l’établissement spécifique, un deuxième contrôle n’est effectué que si la masse salariale de l’établissement reste à 150'000 francs. Dans ce cas, le contrôle a lieu à un intervalle régulier de 4 à 5 ans. Toutefois, si la masse salariale de l’établissement ne franchit pas la limite de 150’000 francs, il n’y a pas de deuxième contrôle.

« Dans la grande majorité des cas, ces erreurs ne sont pas faites délibérément. »

4. Si tous les établissements ne peuvent pas profiter d’un conseil dans le cadre d’un contrôle des employeurs, existe-t-il d’autres possibilités, pour les clientes et clients de GastroSocial, d’acquérir les connaissances spécialisées nécessaires afin de décompter correctement les salaires ?
GastroSocial propose chaque année en janvier des cours sur les décomptes de salaire. Pour de nombreux clients et clientes, ces cours sont une réelle plus-value. Les spécialistes de GastroSocial fournissent des informations actuelles sur les décomptes de salaire, abordent les erreurs et questions typiques lors de la déclaration des salaires AVS, présentent les possibilités d’optimisation dans le domaine de la prévoyance professionnelle et informent sur les nouveautés concernant les assurances sociales, comme les allocations familiales ou les révisions de lois actuelles. Nous sommes en train de vérifier cette offre de cours et allons la développer.

5. De quels documents les réviseurs ont-ils en fait besoin lors des contrôles des employeurs ?
Dès qu’un établissement doit être contrôlé, nous contactons l’employeur afin de convenir d’un rendez-vous. Bien entendu, nous indiquons aussi en même temps de quels documents nous avons besoin afin que l’employeur puisse se préparer au mieux. Toutefois, les employeurs ne doivent pas impérativement être présents au rendez-vous convenu pour la révision. Cela suffit si une personne compétente et ayant accès aux documents est sur place pour fournir des renseignements.

« Pour beaucoup de nos clients et clientes, les cours sur les décomptes de salaire constituent une réelle plus-value. »

6. Quelles sont les conséquences en cas de décompte incorrect ?
Cela peut aller dans deux directions : ceux qui ont fait un décompte erroné et ont donc payé trop de cotisations se voient bien entendu recréditer les cotisations payées en trop. En revanche, si les salaires n’ont pas été déclarés ou décomptés de manière correcte, les cotisations correspondantes sont facturées rétroactivement. Les employeurs doivent dans ce cas, en tant que débiteurs, payer aussi bien les cotisations de l’employeur que celles du salarié. La durée de prescription est de cinq ans. En plus du paiement rétroactif des cotisations, des intérêts moratoires de 5 % sont dus.

7. Pour finir, avez-vous encore quelques conseils à donner aux employeurs ?
L’important est certainement que l’employeur prépare tous les documents requis afin que le rendez-vous remplisse les objectifs visés pour les deux parties. Si le rendez-vous ne peut pas être honoré, nous devons le savoir à temps – en cas de rendez-vous annulés à court terme, il se peut que ceux-ci soient facturés. L’une de mes recommandations les plus importantes est toutefois d’acquérir les principales bases concernant le décompte des salaires, par exemple lors des cours sur les décomptes de salaire évoqués plus haut, afin de faire baisser le taux d’erreur. Par ailleurs, nous avons conçu sur notre site web une page spéciale consacrée aux cas les plus importants lors de la déclaration des salaires dans l’hôtellerie et la restauration. Nous y expliquons, à l’aide de différents cas – par exemple recrues, retraités, futurs parents, adolescents, travailleurs polyvalents, travailleurs soumis à une réduction de l’horaire de travail ou musiciens –, ce à quoi il faut faire particulièrement attention lors du décompte : gastrosocial.ch/lohnmeldung/fr